Surat Edaran BKN Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Digital ASN Melalui Document Management System (DMS)
- 7.787
- ARSIP DIGITAL
- 18 Desember 2025
| 5. | Isi Surat Edaran | |||
| a. | Arsip Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Arsip ASN adalah kumpulan dokumen terkait dengan Manajemen ASN yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. | |||
| b. | Jenis Arsip ASN terdiri atas: | |||
| 1) | Arsip ASN Utama | |||
| Arsip ASN Utama adalah arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN yang harus dimiliki oleh ASN sejak diangkat menjadi ASN antara lain: | ||||
| a. | Daftar Riwayat Hidup; | |||
| b. | D2NIP/Pertimbangan Teknis NIP; | |||
| c. | Surat Keputusan CPNS dan/atau Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas CPNS; | |||
| d. | Surat Keputusan PNS; | |||
| e. | Riwayat pendidikan; | |||
| f. | Riwayat kenaikan pangkat; | |||
| g. | Riwayat jabatan; dan | |||
| h. | Riwayat diklat. | |||
| 2) | Arsip ASN Kondisional | |||
| Arsip ASN Kondisional adalah arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN di luar Arsip ASN Utama yang tidak dimiliki oleh semua ASN dan tercipta karena kondisi tertentu antara lain Riwayat Pindah Instansi, Surat Keputusan Cuti di Luar Tanggungan Negara, Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja, dan Riwayat Pemberhentian. | ||||
| c. | Bentuk Arsip ASN terdiri atas: | |||
| 1) | Arsip ASN Digital; dan | |||
| 2) | Arsip ASN Nondigital. | |||
| d. | Badan Kepegawaian Negara (BKN) tidak menerima Arsip ASN dalam bentuk nondigital dan hanya menerima arsip dalam bentuk digital atau hasil alih media yang diunggah ke Document Management System (DMS). | |||
| e. | Direktorat Arsip Kepegawaian ASN bertanggung jawab untuk mengoordinasi dan memantau pelaksanaan implementasi DMS secara nasional. | |||
| f. | Kantor Regional BKN bertanggung jawab untuk mengoordinasi dan memantau pelaksanaan implementasi DMS sesuai wilayah kerja. | |||
| g. | Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi dan Layanan Digitalisasi Manajemen ASN dan Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi dan Keamanan Informasi bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan keamanan Arsip ASN pada DMS. | |||
| h. | Pengguna DMS terdiri atas: | |||
| 1) | Unit Kerja di lingkungan BKN yang memerlukan informasi bersumber dari Arsip ASN digital. | |||
| 2) | Pengelola Kepegawaian pada Instansi Pemerintah yang ditunjuk oleh Pejabat Pembina Kepegawaian bertanggung jawab untuk melengkapi dan memverifikasi Arsip ASN digital melalui DMS atau melalui mekanisme interoperabilitas sistem. | |||
| i. | BKN dan unit kerja yang menyelenggarakan fungsi kepegawaian pada Instansi Pemerintah melakukan Penciptaan Arsip ASN digital melalui DMS. | |||
| j. | Penyimpanan Arsip ASN berupa kegiatan verifikasi Arsip ASN Digital berdasarkan jenis Arsip ASN, Pencatatan Lokasi dan Pembuatan Daftar Isi Arsip ASN Nondigital yang dilakukan melalui DMS. | |||
| k. | Instansi Pemerintah dan Aparatur Sipil Negara harus melengkapi dan melakukan pemutakhiran Arsip ASN digital melalui DMS atau MyASN. | |||
| l. | Arsip ASN yang dihasilkan melalui SIASN tersimpan secara otomatis dalam DMS dan tersaji pada MyASN. | |||
| m | Dalam hal terdapat Arsip ASN yang penciptaannya tidak diproses atau tidak dihasilkan melalui SIASN (seperti Piagam Satya Lencana Karya Satya, Ijazah Pendidikan, Sertifikat Diklat dan sebagainya) maka Instansi Pemerintah dan Aparatur Sipil Negara harus mengunggah Arsip ASN dimaksud ke dalam DMS atau MyASN. | |||
| n. | Pemanfaatan dan penyajian informasi Arsip ASN melalui DMS dilaksanakan untuk mendukung layanan manajemen ASN berbasis digital dan menyajikan informasi Arsip ASN secara efektif, efisien, dan akuntabel. | |||
| o. | Instansi Pemerintah dapat mengakses Arsip ASN melalui DMS sesuai kewenangan instansi masing-masing. | |||
| p. | Aparatur Sipil Negara dapat mengakses Arsip ASN masing-masing melalui MyASN. | |||
| q. | Layanan pengesahan atau legalisasi terhadap Arsip ASN yang diciptakan oleh BKN diproses melalui DMS. | |||
| r. | Pemeliharaan dan keamanan Arsip ASN melalui DMS dilaksanakan untuk memastikan keberlanjutan, keakuratan, serta keamanan Arsip ASN. | |||
| s. | Penyusutan Arsip ASN melalui DMS | |||
| 1. | Arsip ASN Status Punah akan memasuki masa inaktif selama 1 (satu) tahun. Setelah habis masa inaktif, Arsip ASN Status Punah akan diproses pemusnahan menjadi Arsip ASN Status Musnah atau Arsip ASN Status Statis. | |||
| 2. | Proses persetujuan pemusnahan Arsip ASN melalui DMS dan pemusnahan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. | |||
| 3. | Penyusutan Arsip ASN Digital tidak dilakukan pemusnahan secara permanen tetapi diberikan status musnah atau statis. | |||
| 4. | Penyusutan Arsip ASN ini menjadi acuan Instansi Pemerintah dalam menyusun Jadwal Retensi Arsip ASN. | |||
| t. | Pembinaan dan Pengawasan Tata Kelola Arsip ASN | |||
| 1). | Pembinaan dan Pengawasan Tata Kelola Arsip ASN merupakan upaya BKN untuk menjamin seluruh Instansi Pemerintah mengelola Arsip ASN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. | |||
| 2). | Kepala BKN menetapkan capaian hasil pengawasan implementasi tata kelola Arsip ASN. | |||
| 3). | BKN memberikan penghargaan kepada Instansi Pemerintah dengan hasil pengawasan tata kelola Arsip ASN kategori “Maju”. | |||
| u. | Petunjuk teknis tata kelola Arsip ASN termuat dalam Pedoman Pengelolaan Arsip ASN melalui Document Management System sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran ini. | |||
| 6. | Penutup | |||
| Surat Edaran ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. | ||||
| Demikian untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. | ||||
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP APARATUR SIPIL NEGARA MELALUI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
- arsip-digital-asn
- asn
- cpns
- digitalisasi-arsip-kepegawaian
- dms-asn-2025
- document-management-system-bkn
- manajemen-arsip-asn
- pemanfaatan-arsip-digital-asn
- perlindungan-arsip-digital-asn
- pppk
- pppk-paruh-waktu
- surat-edaran
- surat-edaran-bkn-11-tahun-2025
Artikel terkait lainnya :
Artikel terkait lainnya :
Kamu Sudah Menonton Video Terbaru Berikut ini?
Jasa Pembuatan Website dan Aplikasi Sekolah :
Kontak Kami Cek ProdukUntuk Informasi Terbaru Silahkan Ikuti Di Media Sosial Kami :
1. Gabung di Grop Whatsapp : Klik Disini
2. Gabung di Grop Telegram : Klik Disini
3. Gabung di Youtube : Klik Disini
Informasi Sistem Penerimaan Murid Baru (SPMB) Tahun 2026 :
1. Gabung di Grop Whatsapp : Klik Disini
2. Gabung di Grop Telegram : : Klik Disini
3. Informasi Terbaru/Update : Klik Disini
4. Panduan & Tutorial : Klik Disini
Aplikasi Cetak Kartu Pendidikan :
1. Kartu NISN Dengan Foto : Klik Disini
2. Kartu NISN TANPA Foto : Klik Disini
3. Kartu NISN Kemenag (MI, MTS, MA, & MAK) : Klik Disini
4. Kartu NUPTK : Klik Disini
5. Kartu NRG/Sertifikasi Guru : Klik Disini
Aplikasi Sekolah :
1. Praktik Kerja Lapangan (PKL) "Juantika" : Klik Disini
2. Sistem Management Persuratan (Simantan) : Klik Disini