PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP APARATUR SIPIL NEGARA MELALUI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

A. Definisi

Dalam Surat Edaran ini yang dimaksud dengan:

1. Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil (PNS) dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja (PPPK) yang bekerja pada instansi pemerintah.
2. Instansi Pemerintah adalah instansi pusat dan instansi daerah.
3. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat BKN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang diberi kewenangan perumusan dan penetapan kebijakan teknis, pembinaan, penyelenggaraan pelayanan, pengendalian atas pelaksanaan kebijakan teknis manajemen aparatur sipil negara, dan pelaksanaan pengawasan penerapan sistem merit.
4. Arsip ASN Born Digital adalah Arsip ASN yang sejak awal diciptakan dalam format elektronik.
5. Arsip ASN Nondigital adalah Arsip ASN dalam bentuk fisik yang dibuat, diterima, dan dikelola serta disimpan dalam media konvensional.
6. Alih Media adalah kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip.
7. Arsip ASN Digital adalah Arsip ASN yang mencakup Arsip ASN Born Digital maupun Arsip ASN Nondigital hasil Alih Media Arsip.
8. Verifikasi Arsip ASN adalah kegiatan mencari, mengunggah dan mencocokan dokumen manajemen ASN digital sesuai dengan profil pada database SIASN.
9. Status Punah adalah keterangan yang menunjukan Arsip ASN pegawai yang bersangkutan telah selesai seluruh hak pembayaran yang bersumber dari keuangan negara.
10. Masa Inaktif Arsip ASN adalah masa simpan Arsip ASN berstatus Punah.
11. Status Musnah adalah keterangan yang menunjukan Arsip ASN pegawai yang bersangkutan telah habis masa inaktif dan tidak memiliki nilai guna lagi.

B. Penciptaan Arsip ASN

1. Arsip ASN Digital harus memenuhi prinsip autentisitas, keandalan, keutuhan, dan ketergunaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
2. Instansi Pemerintah bertanggung jawab atas kebenaran, keaslian, dan legalitas arsip hasil alih media yang dihasilkan.

C. Penyimpanan Arsip ASN
Petunjuk teknis lebih lanjut mengenai penyimpanan Arsip ASN mencakup beberapa hal, yaitu:

1. Klasifikasi dan Jenis Arsip ASN;
2. Contoh Jenis Arsip ASN yang dihasilkan melalui SIASN;
3. Contoh Jenis Arsip ASN yang tidak dihasilkan melalui SIASN; 
4. Tata cara penggunaan layanan DMS; dan
5. Skor Kelengkapan Arsip.
   Seluruh informasi tersebut dapat diunduh melalui tautan berikut: https://loker.bkn.go.id/index.php/s/67xQXpojDJxZNfz.

D. Pemanfaatan dan Penyajian Informasi Arsip ASN
Pemanfaatan dan Penyajian Informasi Arsip ASN melalui DMS berupa:

1. Arsip ASN Digital;
2. Rekapitulasi Ketersediaan Arsip ASN;
3. Statistik Arsip ASN; dan
4. Daftar Lokasi dan Daftar Isi Arsip ASN Nondigital.

E. Pemeliharaan dan Keamanan Arsip ASN
Pemeliharaan dan Keamanan Arsip ASN melalui DMS meliputi:

1. Pengembangan tabel referensi untuk Arsip ASN;
2. Perawatan perangkat lunak dan pengembangan infrastruktur jaringan komunikasi DMS;
3. Back up dan recovery Arsip ASN pada DMS;
4. Pengamanan Arsip ASN digital melalui manajemen pengguna (user) menggunakan password dengan multi-factor authentication (MFA); dan
5. Pemantauan lalu lintas akses terhadap Arsip ASN digital secara real time melalui control monitor.

F. Penyusutan Arsip ASN

1. Penyusutan Arsip ASN Digital
   

   a.	Daftar Nomor Identitas PNS (NIP) Arsip ASN Digital dengan Status Punah/Musnah/Statis dapat diunduh melalui DMS oleh Instansi Pemerintah. Instansi Pemerintah dan ASN tidak dapat mengakses Arsip ASN Digital melalui DMS dengan Status Musnah/Statis karena telah dialihkan ke database musnah tanpa memengaruhi keaslian, integritas arsip dan menjamin keamanan data.
   b.	Instansi Pemerintah dan ASN tidak dapat mengakses Arsip ASN Digital melalui DMS dengan Status Musnah/Statis karena telah dialihkan ke database musnah tanpa memengaruhi keaslian, integritas arsip dan menjamin keamanan data.

   
   
   
2. Penyusutan Arsip ASN Nondigital
   

   a.	Pemindahan atau Pemusnahan Arsip ASN Nondigital dilakukan terhadap NIP berstatus Punah atau Musnah yang terdapat di DMS.
   b.	Instansi Pemerintah menyerahkan Arsip ASN Nondigital Statis kepada lembaga kearsipan sesuai kewenangannya.

G. Pembinaan dan Pengawasan Tata Kelola Arsip ASN

Demikian kami sampaikan, seluruh lampiran yang tercantum dalam surat edaran ini telah selesai disusun dan disertakan secara lengkap untuk mendukung pelaksanaan Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara melalui Document Management System.

Untuk informasi selengkapnya terkait dengan Surat Edaran BKN Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Digital ASN Melalui Document Management System (DMS) dapat kalian lihat/unduh disini : Link Download

Demikian informasi tentang Surat Edaran BKN Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Digital ASN Melalui Document Management System (DMS) yang dapat kami sampaikan, semoga bermanfaat.

Jika informasi ini bermanfaat, Jangan lupa Share ya, Terima Kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakaatuh.

#BKN2025
#ArsipDigitalASN
#DMSASN
#DigitalisasiKepegawaian
#DokumenASN